Quelle incroyable aventure que celle passée à exercer en entreprise ! Je le dis souvent, mes vingt années passées en entreprise m’ont permis de rencontrer des personnalités tout simplement exceptionnelles. Parmi le millier de personnes que j’ai pu côtoyer au cours de ces années, l’immense majorité m’a laissé un souvenir extrêmement positif.
Oui, c’est vrai. Pour certains, j’ai en mémoire ces moments passés à s’entraider alors que nous avions à gérer des sujets parfois bien (trop) complexes. Pour d’autres, je me souviens de ces instants de partage. Partage d’informations, partage de connaissances, partage d’expérience. Mais aussi partage de fous rires, de déjeuners sur le pouce, aussi vite avalés que les langues pouvaient se délier lorsque certains sujets étaient abordés (il paraît que Josiane a été vue dans le parking avec Michel ! Quoi, vous aussi, vous le saviez ?!).
Et puis, il faut l’avouer aussi, partage de moments de galère, comme nous pouvions les nommer.
Et c’est drôle, voyez-vous, mais, même si vous – qui êtes en train de lire ces quelques lignes – et moi ne nous connaissons pas forcément et n’avons pas été amenés à travailler ensemble, je suis prête à parier que nous avons en commun un de ces moments de galère récurrents dans une nos journées de travail : les réunions.
Ahhh la réunion, cet événement incontournable dans une semaine de travail classique. Alors qu’il pourrait s’agir d’une occasion en or pour construire collectivement, prendre des décisions et susciter de l’engagement, bien souvent, ce qui nous vient à l’esprit lorsque l’on en aperçoit une se profiler sur notre agenda, c’est plutôt « et merde, j’ai encore une réunion ! ».
Il faut dire que si les salariés français affirment volontiers manquer cruellement de reconnaissance ou de preuves de confiance de la part de leurs managers, de réunions ça, ils n’en manquent pas. Les chiffres varient d’une étude à l’autre, mais, en moyenne, un salarié français passerait 27 jours par an en réunion.
A l’heure où l’on rêve d’obtenir un meilleur équilibre de vie pro-perso et de pouvoir répondre à notre boss qui nous solliciterait à 18h pour traiter un dossier urgent et qui nous semble bien pourri « j’peux pas, j’ai piscine », nous nous retrouvons bien plus souvent à décliner à demi-mot l’invitation de nos potes à prendre l’apéro, parce que « bah non, j’peux pas, j’ai réunion ».
Mais alors, pourquoi donc sommes-nous devenus si allergiques aux réunions ? C’est assez simple, le voilà résumé en 3 raisons.
1/ Parce que trop de réunions tue la réunion
Qu’elle soit d’équipe, stratégique, officielle ou informelle, d’information ou de revue, une chose est sûre, plus elle est multipliée, plus la réunion a tendance à exaspérer. Ce qu’il y a encore quelques années pouvait sembler constructif est devenu, avec le temps et l’ultra récurrence, rébarbatif. Et autant le dire clairement : aller à reculons à un rendez-vous qui nous a été fixé, bien souvent sans même nous avoir au préalable consulté, ça a tendance à n’avoir aucun effet, si ce n’est celui de nous en dégoûter…
« De toutes façons, les réunions de la Table Ronde c’est deux fois par mois. Donc si le mec il dit après-demain à partir de dans deux jours, suivant s’il le dit à la fin du mois, ça reporte. » - Perceval dans Kaamelott
S’il n’y avait qu’un conseil à donner : Limitez au maximum les réunions. Mieux vaut une seule réunion, justifiée et bien organisée, que des réunions à foison et qui seront dénuées d’actions !
2/ Parce qu’une réunion sans objet ni ordre du jour, c’est l’assurance de faire un four
Combien de fois vous êtes-vous retrouvés à démarrer une réunion sans en connaître véritablement l’objet, ni même le (ou les) objectif(s), si tant est qu’il y en ait ? Et oui, c’est une réalité : bon nombre de réunions ont le malheur d’être organisées sans même qu’il ait été prévu de transmettre en amont un ordre du jour aux personnes censées y participer. Voilà une façon de faire qui n’a vraiment pas de quoi susciter l’intérêt !
“Celui qui n'a pas d'objectifs ne risque pas de les atteindre.” – Sun Tzu
S’il n’y avait qu’un conseil à donner : Communiquez, bordel ! (Oui, une petite vulgarité permet parfois d’appuyer ce qui a le don de nous exaspérer). Transmettez en amont l’ensemble des informations utiles et nécessaires pour la tenue et le bon déroulement de la réunion, présentez un objet et un ordre du jour précis qui permettront aux participants de se préparer et définissez le ou les objectif(s) de cette réunion. Voilà de quoi donner aux personnes conviées le sentiment (ou pas) d’être concernées et en tout cas leur permettre de savoir à quoi s’attendre et de s’y préparer !
3/ Parce qu’une réunion à douze, c’est vraiment la loose
Allez, avouez-le : vous aussi vous connaissez ce doux sentiment d’être invité à des réunions… pour y faire de la figuration ? Eh oui, très – trop – souvent les personnes conviées aux réunions n’ont tout bonnement aucun intérêt à y assister. Osons le dire clairement, certains managers ont besoin de faire des réunions… pour montrer qu’ils existent ! Alors, plus le public est conséquent, plus l’égo est flatté, disons-le franchement ! Pourtant, le sentiment de tromperie des participants est, lui, bien peu flatteur.
Bon, sans aller jusqu’à dire qu’il s’agit de la part de l’initiateur d’une certaine fierté mal placée, il est aussi souvent d’usage de convier aux réunions un maximum de personnes en pensant que cela va permettre de les rendre plus… Plus quoi, d’ailleurs ? C’est vrai, faudra nous expliquer le principe des réunions à douze, quinze ou même vingt-cinq, parce qu’il faut avouer qu’on a du mal à en comprendre toutes les subtilités…
Souvenez-vous bien de ceci : en réunion, plus on est de fous, moins on produit !
« Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que j’ai dit, ce que tu as envie d’entendre, ce que tu entends et ce que tu comprends, il se peut qu’on ait des difficultés à communiquer, mais essayons quand même ! » – Bernard Werber
S’il n’y avait qu’un conseil à donner : Ne conviez aux réunions que les personnes ayant une réelle valeur ajoutée et dont la présence est réellement nécessaire. A défaut de vous faire des amis, vous vous éviterez des ennemis !
Alors oui, très souvent, les réunions, c’est la galère. Mais grâce à ces quelques conseils, on peut espérer voir la situation s’améliorer (et en même temps, on pourrait difficilement faire pire, non ?).
Allez, haut les coeurs ! Ce qui ne nous tue pas nous rend plus fort ! (Et oui, que voulez-vous, optimiste un jour, optimiste toujours !)
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